公司费用报销管理制度
2018-08-06     来源:   作者:网站管理员   查看:7575  

     为规范内江师院资产经营有限责任公司(以下简称“公司”)员工的费用报销标准与流程,提高工作效率,明确审核管理签批职责,加强预算的执行力度,监督控制费用支出,特制定本制度。

一、费用报销票据要求
1、费用报销应提供合法、真实有效的发票及行政事业单位收据。
2、发票抬头必须填写公司全称,不得多字、少字或错字,若是定额发票,票面上要求填写单位名称的也应填写完整。
3、发票日期与费用报销日期应大体一致,一般不得跨年度报销。
4、发票内容应与真实的业务一致,不同类型的发票应按经济业务的类型分项整理填写在费用报销单或票据粘贴单上。
5、发票所开具货物或劳务名称应与销货单位的经营范围一致,且货物或劳务名称一般为具体商品名称或劳务,不能开具概括性的商品或劳务名称 ,如宣传用品、办公用品等,若具体的商品比较多,可以如上述开具,如“材料一批”、“办公用品一批”,但应付“明细清单”,详细罗列具体的商品名称、数量、单价并加盖发票专用章或财务专用章,并不得出现“衣服”、“皮包”、“手表”、“礼品”等个人生活用品。
6、发票金额大小写必须一致,数量、单价、单位必须匹配。
7、所取得的发票上的印章应为“发票专用章”或“财务专用章”,用票单位、收款单位、供应商单位三者应保持一致,并与相关附件的单位名称相符。
8、发票不得涂改或在其表面乱写乱画,有实物需要验收的应由验收人在票据粘贴单上确认签字,若需安排其他备注的可以在其他单据上注明。
9、除财务部门监制的行政事业单位收费收据外,其他收据原则上不能作为报销凭证。
10、不符合以上要求的票据,公司财务部有权退回当事人,并要求其重新提供合法有效的票据。
11、发票必须真实有效,不得虚开、代开发票或有意取得假发票、作废发票及失效发票。
二、凭证填写及票据粘贴要求
1、各部门应根据经济业务类型选择使用公司财务部统一定制的差旅费报销单、费用报销单、付款单、代垫费用单等,付款单一般在需要通过银行转账支付的情况下使用。
2、报销单与付款单位一律使用黑色或蓝色钢笔或签字笔填写,不得使用圆珠笔填写。
3、报销单与付款单应按照项目填写完整、清楚、不得涂改。报销金额必须保持大小写一致,填写大写金额时,应在最高位的上一位封顶,其余位置(包括角、分位)没有数字必须填写“零”,不能用“×”、“--”、“0”、“另”等符号表示
4、费用报销所付票据(面积小于报销单)应从左到右粘贴在粘贴单上。自制粘贴单上不得载有保密信息,票据四边不能超过粘贴单宽度,并且平铺粘贴具有层次感,不得将大量票据重叠粘贴,票据较多时,可以使用几张粘贴单,每张粘贴单据数量要适度,并保持单据平整、厚度均匀,粘贴单过大时应按发票大小折叠好。
5、宽度、长度不一致的票据应尽量分开粘贴,不同金额的票据分类粘贴、便于核实。
6、小型发票不得粘贴在票据的左上角(左上角2厘米范围内不得粘贴有实质内容的票据),不方便装订后查阅。
7、不符合以上要求的,公司财务有权退回要求重新粘贴或填报,且不论是否通过相关审批流程。
三、报销费用时间规定
1、一般性的费用报销,原则上在业务发生后1个月内到公司财务部报账。
2、原则上,当月的费用应在当月报销完毕,不得无故将费用延后,所有费用在年度终了(12月31日)前报销完毕,原则上不得留待在第二个年度结算,凡是以前年度的费用在第二个年度报销的如无特殊原因,公司财务部有权拒绝。
四、费用报销所需附件
1、办公费用
(1)费用报销单
(2)物资请购单
(3)正规发票
(4)如果汇总开具办公用品发票,必须附详细清单
(5)大额采购需要附采购合同,定点采购可签订期间合同,合同应交公司财务部备案。
(6)验收单或入库单
2、通讯费
(1)费用报销单
(2)通讯发票
3、差旅费
(1)差旅费报销单
(2)差旅费审批单
(3)出差的交通发票、住宿发票等。
(4)若是出差进行会议培训、学习等,还需附会议通知单及培训邀请函。
4、车辆费用
(1)费用报销单
(2)正规的油费、维修费、过路过桥费、停车费、保险费、车船税与车辆有关的发票。
(3)车辆维修、保养需填写申请单和车辆结算单。
5、业务招待费
(1)费用报销单
(2)正规的餐饮业或服务业普通发票,娱乐行业发票不得作为业务招待费报销。
(3)按月结算的需附消费清单(备案)
6、其他费用报销
(1)费用报销单
(2)相关业务证明
(3)与经济业务吻合的正规票据
以上费用报销金额超过1000元(含1000元)以上的,一般应附相关资料通过银行转账方式支付。
7、备用金管理
(1)根据工作需要,员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金,借支额度根据实际金额确定,由总经理和董事长签批。
(2)备用金借支应及时冲账,备用金占用时间一般不超过30天,如果特殊情况不能按时冲账,可书面申请,经总经理签字同意后方可延期,但最长不可超过一个年度。
五、费用报销流程
经办人填写报销单部门负责人审批总经理审批公司负责人审批会计主管审核报销凭证财务负责人审批出纳审核并付款经办人签字领款
六、本规定自发行之日起,由公司财务部负责解释和修订。
 
内江师院资产经营有限责任公司
                                                                                                         2018年8月4日
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